Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các công việc cũng như các hạng mục khác nhau và cần đến phối hợp của các bộ phận. Mỗi sự kiện mang một tính chất khác nhau, sự kiện có thành công hay không tùy thuộc vào sự bài bản, kỹ lưỡng trong quy trình tổ chức sự kiện. Cần có một quy trình tốt thì sự kiện diễn ra trôi chảy truyền đạt được hết những ý nghĩa mà sự kiện đó muốn truyền tải đến khách hàng.

Ngoài ra quy trình tổ chức sự kiện còn cho thấy sự chuyên nghiệp, chỉnh chu của một đơn vị tổ chức sự kiện. Mọi việc làm điều có nguyên tắc và quy trình từ đó dễ kiểm soát và quản lý tiến độ. Cùng CAT Event xem qua một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có gì bạn nhé!

Khâu chuẩn bị trước sự kiện

Đối với tất cả các công việc không ngoại trừ ngành tổ chức sự kiện. Khâu chuẩn bị vô cùng quan trọng nó giúp chúng ta xác đinh sẽ làm gì, tiến trình như thế nào. Nói cách khác nó vẽ ra bao quát các công việc để thực hiện từ đó ta chọn phương án thực hiện.

Tìm hiểu các thông tin cơ bản, chi tiết của sự kiện

Đây là khâu khá quan trọng. Nó mang lại thông tin từ nhiều khía cạnh khác nhau của sự kiện mà khách hàng muốn thực hiện. Cần thu thập đủ các thông tin của khách hàng, hướng mà khách hàng mong muốn thực hiện để từ đó lên ý tưởng triển khai thực hiện.

Các thông tin cơ bản mà bạn cần tìm hiểu trong quy trình tổ chức sự kiện:

• Khảo sát địa điểm, vị trí tổ chức chương trình: Đây cũng là một trong những thông tin cần được chú ý. Khi tìm hiểu về địa điểm các bạn chú ý đến vị trí ( có thuận lợi cho ô tô di chuyển, có bãi đỗ xe hay không? ) chú ý đến quảng đường để khách mời di chuyển. Cần xem các yếu tố như cây xanh, vị trí nắng nhiều hay có yếu tố thời tiết nào ảnh hưởng để chuẩn bị các phương án như dù che, quạt gió…
• Nghiên cứu về công ty khách hàng, nhãn hàng, sản phẩm: Đây là một điều bắt buộc cơ bản. Khi thực hiện sự kiện cho khách hàng của bạn. Bạn phải biết họ là ai, họ mang sản phẩm gì đến sự kiện, mục đích mà họ mong muốn. Qua các yếu tố đó để đẩy mạnh truyền thông cho sự kiện. Vì mục tiêu chính mà sự kiện mang lại đó là truyền thông.
• Xác định đối tượng tham gia, số lượng: Đây là yếu tố để lấy lòng khách hàng. Cần xác định đối tượng tham gia, số lượng để chuẩn bị thiệp mời ( thư mời) tham dự. Để chuẩn bị quà lưu niệm (nếu có). Để chuẩn bị các tiết mục giao lưu, phát biểu khi tham dự cho phù hợp.
• Xác định loại hình sự kiện: Cần xác định đúng loại hình sự kiện. Tránh xác định sai lang mang dẫn đến sự kiện khi  tổ chức không rõ mục đích mà sự kiện đó mang lại gây hoang mang cho khách mời. Để xác định đúng loại hình cho sự kiện mời bạn tham khảo: Phân loại các loại hình sự kiện phổ biến
• Mục đích tổ chức: Đây là nội dung cốt lõi của sự kiện. Nó được tổ chức với mục địch gì?, ý nghĩa gì? và lợi ích mà nó mang lại cho công ty tổ chức là gì?
• Thông điệp: Qua sự kiện đây là phần mà khách hàng sẽ nhớ đến doanh nghiệp của bạn. Bạn muốn nhắn gì với những khách hàng tìm năng? Hay gửi thông điệp trong mỗi sản phẩm gửi đến khách hàng thân thiết.
• Ngân sách dự kiến: Đây là thông tin vô cùng quan trọng. Một sự kiện với ngân sách chi phí phù hợp đúng mục đích là hiệu quả. Không cần một ngân sách lớn mà khi hỏi đến không ai biết đến sự kiện đó là gì đó là sự thất bại.

Lập kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện

• Lên ý tưởng cho chương trình sự kiện
• Đưa ra chủ đề, câu slogan
• Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
• Lên timeline cho dự án
• Lập checklist các hạng mục/nhân sự/thiết bị có trong sự kiện
• Lên thiết kế 2D, 3D
• Phân công nhân sự thực hiện
• Đưa ra phương án dự phòng, quản lý rủi ro
• Báo giá chương trình trình và ký hợp đồng với khách hàng
• Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách nội bộ

Triển khai tổ chức sự kiện

Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần): Đối với các sự kiện cần xin giấy phép cần liên hệ xin giấy phép trước khi sự kiện được tổ chức để đảm bảo về mặt pháp lý cho sự kiện.

Liên hệ nhà cung cấp, ký hợp đồng thuê dịch vụ: Liên hệ với các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng các dịch vụ về ăn uống, nghỉ dưỡng nếu cần sử dụng dịch vụ.

Dàn dựng sự kiện: Dàn dựng các hạng mục cho sự kiện, sắp xếp bố trí các hạng mục cho phù hợp.

Tổng duyệt chương trình: Cần tổng duyệt chương trình trước khi tổ chức để kể tra hoạt động của các thiết bị. Chạy trước để khắc phục những sự cố nếu có để khi thực hiện chính thức được.

Tiến hành tổ chức: Thực hiện chương trình đúng quy trình.

Sau sự kiện

• Họp đánh giá dự án, nhân sự cũng như nhà cung cấp
• Quyết toán chi phí cho các nhà cung cấp
• Làm nghiệm thu dự án
• Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

Truyền thông cho sự kiện

Vậy làm sao để nhiều người biết đến bạn và dịch vụ của bạn? Đó là truyền thông cho sự kiện mang lại. Nó quảng bá hình ảnh thương hiệu các sản phẩm dịch vụ mà bạn mong muốn khách hàng biết đến.Truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm và đến tham dự sự kiện đó.

Truyền thông sau sự kiện

Hầu hết các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn như sau:

• Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện
• Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm
• Truyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới
• Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác

Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện

Có rất nhiều phương tiện để hỗ trợ cho việc truyền thông của sự kiện. Mời các bạn tham khảo qua một số phương tiện truyền thông bên dưới.

Ấn phẩm quảng cáo

Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp…

Phương tiện truyền thông đại chúng

Cách truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy… Trong đó, truyền hình là phương tiện ít được các doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí vô cùng tốn kém; radio có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về phương diện truyền thông hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về mặt hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và quan trọng nhất là đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

Quảng bá sự kiện

Chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt động activation tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới…

Truyền thông bằng công nghệ số

53% dân số Việt Nam đang sử dụng internet (theo số liệu 2017) và 72% dân số Việt Nam đang sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet (theo số liệu 2016) là những bằng chứng không thể chối cãi khi việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện đang ngày càng lên ngôi.

Gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện digital marketing khác như SMS marketing, truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn hoặc xây dựng riêng một website/landingpage để thường xuyên cập nhật tin tức nóng hổi nhất về sự kiện đó.

Đơn vị tổ chức sự kiện với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

TST Event với gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn nghiên cứu và phát triển những quy trình để phù hợp với từng nhóm khách hàng khác nhau.