Tổ Chức Sự Kiện Teambuilding Trọn Gói
18 BƯỚC LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TEAM BUILDING HOÀN HẢO CHO CÔNG TY BẠN
Đối với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, quản lý nhân sự luôn là vấn đề “nhức nhối” và “khó nhằn”. Làm thế nào để có thể quản lý tốt nhân sự? Làm thế nào để xây dựng được một tổ chức có tinh thần đoàn kết vững mạnh? Củng cố được hiệu quả công việc?
Và một trong những giải pháp được các vị quản lý nhân sự tìm đến đó chính là team building. Team building phù hợp để giải quyết các vấn đề nội bộ trong doanh nghiệp. Vậy team building là gì? Tổ chức team building là gì? Tổ chức team building như thế nào? Hiệu quả ra sao? Hãy cùng TST Entertainment liệt kê các bước lên kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo nhé !
Team building là gì?
Team building có nghĩa là “Xây dựng đồng đội”. Bản chất, nó là một khóa học hoặc một cuộc thi có các trò chơi cho những người tham gia trải nghiệm các tình huống, thử thách đã được sắp xếp sẵn để họ rút ra những bài học thực tiễn nhằm điều chỉnh thái độ và hành vi khi làm việc chung với nhau. Mục tiêu cuối cùng của team building là giúp họ cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Bởi cốt lõi của một tập thể phát triển vững mạnh đó chính là sự gắn kết giữa các thành viên, làm sao để mỗi người trong tổ chức đều cảm thấy bản thân có giá trị và quan trọng.
Team building tạm dịch tiếng Việt thì từ này có nghĩa là “Xây dựng đồng đội”
Đối tượng tham gia team building rất đa dạng. Từ các công ty lớn, doanh nghiệp lớn đến những tổ chức, doanh nghiệp nhỏ. Những người tham gia team building có thể là những nhóm nhỏ từ 5-10 người , 10-50 người hoặc thậm chí lớn hơn 100 người. Hoạt động team building được các công ty rất chú trọng, thường xuyên tổ chức định kỳ hàng năm nhằm củng cố nhân sự của mình.
Đối tượng tham gia team building rất đa dạng.
Có nhiều người nhận xét team building chỉ đơn giản là những trò chơi nhỏ cho mọi người cũng chơi?. Thực chất team building không chỉ là gắn kết, team building còn mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn.
- Tạo cho các thành viên quen dần với việc tập trung vào mục tiêu chung.
- Tạo cơ hội tiếp xúc những điều mới mẻ.
- Đối với những tổ chức quy mô nhân viên lên tới hàng trăm, hàng nghìn người thì đây là cơ hội để mọi người được gặp sếp, gặp đồng nghiệp và tiếp xúc với họ.
- Sự giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức càng trở nên thân thiện hơn.
- Giúp các thành viên hiểu nhau hơn và mở rộng quan hệ.
- Hỗ trợ truyền thông nội bộ đưa thông tin mới đến với mọi người.
- Giúp mọi người quen dần với việc đối mặt với hiện thực và phát huy sự sáng tạo, nỗ lực giành chiến thắng trong mọi khó khăn, thử thách
- Khi đã hiểu nhau thì làm việc với nhau dễ dàng và mọi người có thể bỏ qua các lỗi nhỏ để đạt được mục tiêu lớn hơn.
Các bước tổ chức team building hoàn hảo
Để tổ chức một chương trình team building hoàn hảo không hề đơn giản, bạn phải có một lượng kiến thức và kĩ năng nhất định khi đảm nhiệm trách nhiệm gánh vác chương trình. Cùng DulichToday liệt kê những kinh nghiệm tổ chức team building, cách tổ chức team building và những ý tưởng để tổ chức một chương trình team building hoàn hảo nhé!
A. Lập kế hoạch tổ chức team building
Điều đầu tiên khi tiến hành bất kỳ một chương trình này, bạn cần phải có một bản kế hoạch chi tiết. Không phải ai cũng có thể tổ chức một chương trình team building cho công ty hoàn hảo ,kể cả những nhà tổ chức team building chuyên nghiệp. Để không bỏ sót bất cứ ý tưởng nào và tạo ra một chương trình team building phù hợp với doanh nghiệp nhất, bạn cần phải làm theo những bước như sau:
Bước 1: Xác định vấn đề của doanh nghiệp
Những doanh nghiệp tìm đến team building thường được phân chia thành những loại sau : Doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp mới thành lập hoặc những doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ. Mỗi một loại hình doanh nghiệp đều tồn tại những vấn đề riêng, và cần tìm đến một giải pháp tối ưu để cải thiện, đó chính là team building.
Vấn đề của doanh nghiệp bạn là gì?
Đối với doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên đông thường là cấp tập đoàn. Những nhân viên trong doanh nghiệp này chỉ biết phòng ban và bộ phận của mình, nhiều người thậm chí mặt mũi sếp tổng như thế nào cũng không hình dung ra được. Team building cho doanh nghiệp này mục đích chính là phải nhấn mạnh vào sự gắn kết giữa các phòng ban và ban lãnh đạo, tạo cơ hội được giao lưu, kết hợp và sáng tạo với nhau.
Nếu là doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề thường rơi vào những vấn đề giữa các nhóm nhỏ, tách lẻ trong công ty. Hoạt động team building diễn ra sẽ cải thiện vấn đề này, gắn kết những nhóm nhỏ trong công ty thành một nhóm lớn, tạo sự đoàn kết của từng cá nhân nhỏ lẻ với nhau.
Với doanh nghiệp đang có lục đục nội bộ, cần bắt đầu tìm hiểu nguyên nhân sâu xa và lên những ý tưởng team building có tính chất cọ xát giữa các đội và bắt buộc phải đoàn kết mới có thành công.
Việc xác định vấn đề của doanh nghiệp vì thế mà rất quan trọng, nó là yếu tố tiên quyết để bạn lên một ý tưởng chương trình khung phù hợp nhất với doanh nghiệp và văn hóa nội bộ cũng như tình hình thực tế của họ.
Bước 2: Họp bàn và lên ý tưởng thực hiện team building
Ý tưởng tổ chức team building như thế nào ? Đây có lẽ sẽ là một câu hỏi hóc búa nếu bạn phải tự trả lời nó một mình. Để lên ý tưởng thực hiện team building, mặc dù bản thân bạn là người sáng tạo nhưng cũng đừng nên ôm đồm một mình. Chính bạn phải là người tổ chức họp bàn để làm việc với đồng đội của mình để đưa ra ý tưởng thực hiện chương trình tốt nhất. Bởi có thể ý tưởng của bạn hay nhưng ý tưởng của người khác lại phù hợp hơn với doanh nghiệp khách hàng của bạn thì sao?
Họp bàn và lên ý tưởng thực hiện team building cùng đồng đội sẽ có nhiều ý tưởng hay ho hơn đấy
Ở bước này bạn cũng có thể nghĩ luôn khẩu hiệu team building hoặc slogan hay cho chương trình team building lần này nhé
Bước 3: Xác định thời gian thực hiện team building
Bạn cần xác định rõ ràng thời gian tổ chức chương trình team building ít nhất là 1 tháng trở lên để có thể chuẩn bị kĩ càng về ngân sách, thiết kế, ăn ngủ nghỉ cho các thành viên trong đoàn.
Cần xác định rõ ràng thời gian tổ chức chương trình team building để có thể chuẩn bị kĩ càng mọi công việc
Nếu bạn quyết định thời gian càng sớm, việc phát triển một chương trình team building sẽ thuận lợi, không bị gấp gáp, và có thể giải quyết ổn thỏa mọi vấn đề phát sinh.
Bước 4: Quyết định ngân sách
Ngân sách cũng là một trong những yếu tố quyết định một chương trình team building. Bạn nên làm một bản dự trù ngân sách chi tiết theo từng đầu mục từ phương tiện di chuyển, ăn ngủ nghỉ, truyền thông, chụp ảnh, quay phim tới standee, background, poster, gametools…
Hãy tính toán ngân sách một cách chi tiết và cẩn thận nhất
Nếu bạn có bản dự trù ngân sách chi tiết và không bị phát sinh quá nhiều trong quá trình thực hiện chương trình, bạn đã thành công 80%. Tuy nhiên, hầu hết các chương trình đều có phát sinh, hãy cẩn thận đến từng chi tiết để không bị mắc quá nhiều lỗi nhé.
Bước 5: Chọn địa điểm tổ chức team building
Địa điểm tổ chức team building ảnh hưởng lớn đến việc bạn sẽ chơi gì, chơi như thế nào ?
Địa điểm tổ chức team building ảnh hưởng lớn đến việc bạn sẽ chơi gì, chơi như thế nào? Thường khi tổ chức một chương trình team building, bạn sẽ phải khảo sát và lựa chọn địa điểm rồi mới đến suy tính đến chơi gì.
Địa điểm tổ chức teambuilding sẽ chia ra 2 thể loại địa điểm là trong nhà và ngoài trời. Hãy dựa vào ngân sách, concept chương trình, số lượng thành viên trong công ty ..để quyết định một địa điểm hoàn hảo nhất.
B. Các bước thực hiện chi tiết
Sau khi đã lập kế hoạch , hãy bắt tay vào thực hiện chi tiết để có một chương trình team building thành công nhé! . Các bạn cũng đừng quên thực hiện từng bước chi tiết đồng thời thường xuyên kiểm tra lại kỹ càng trong quá trình thực thi để bám sát ngân sách và mục tiêu của chương trình nữa đấy.
Bước 6: Truyền thông rộng rãi trong công ty
Bước đầu tiên phải tiến hành khi bắt tay thực hiện chi tiết chương trình team building chính là việc truyền thông nội bộ rộng rãi cho mọi thành viên trong công ty về chương trình sắp tới. Việc truyền thông của bạn sẽ ảnh hưởng đến việc những người đăng ký có thực sự muốn đi hoặc hào hứng rủ thêm những người khác hay không.
Hãy truyền thông rộng rãi trong công ty về chương trình team building sắp tới
Ngoài việc truyền thông về chương trình, hãy kêu gọi cả những tiết mục “cây nhà lá vườn” của chính những thành viên trong công ty nữa nhé. Càng nhiều tiết mục đóng góp sẽ càng tạo thêm sự gắn bó giữa các thành viên. Ngoài ra, nhớ trích 1 khoản nho nhỏ trong ngân sách để làm quà tặng hấp dẫn nhiều tiết mục đặc sắc và hiếm có nhé.
Thường một chương trình team building là để gắn kết, vì thế nếu truyền thông của bạn có thể vận động được tất cả mọi người tham gia là chương trình đã thành công một nửa rồi đó. Nếu nhân dịp team building lần này để quảng bá sản phẩm hay muốn PR một thứ gì đó thì bạn phải chuẩn bị thật kỹ tất cả tư liệu, nội dung trước, trong và sau sự kiện để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Bước 7: Tạo danh sách thành viên tham dự
Việc tiên quyết trước khi nhân sự bắt đầu quyết định việc thuê xe mấy chỗ, ở bao nhiêu phòng, đặt nhà hàng có sức chứa bao nhiêu người… đó là tạo danh sách thành viên tham dự. Bạn phải là người nắm rõ nhất số lượng người tham dự có những ai, bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có đi kèm với gia đình hoặc người thân hay không… từ đó mới có thể quyết định các đầu mục công việc còn lại.
Tạo danh sách thành viên tham dự để lên chương trình team building một cách chi tiết nhất
Có bao nhiêu người tham dự phụ thuộc vào việc truyền thông nội bộ về chương trình team building sắp tới có thực sự hiệu quả hay không? Từ đó bạn cũng rút ra được những kinh nghiệm và sửa đổi.
Bước 8: Lựa chọn phương tiện di chuyển
Dựa vào số lượng thành viên ở bước 7, địa điểm tổ chức và chi phí dự kiến mà bạn có thể lựa chọn phương tiện di chuyển cho cả đoàn.
Tùy vào số lượng thành viên, địa điểm tổ chức và chi phí dự kiến mà bạn có thể lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp
Nếu nhóm bạn là nhóm nhỏ, gồm nhiều bạn trẻ, địa điểm không quá xa thì việc đi xe máy sẽ là lựa chọn hợp lý và tiết kiệm nhất. Nếu bạn là nhóm lớn hoặc nhóm có nhiều người trung niên, địa điểm phải di chuyển xa thì xe ô tô là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu bạn được phép sử dụng chi phí lớn cho mục này lại phải di chuyển xa, hãy mạnh dạn đặt máy bay để mọi người có sự thoải mái nhất nhé.
Bước 9: Đặt phòng nghỉ
Phòng nghỉ sẽ được đặt dựa trên số thành viên tham gia và ngân sách
Cũng giống như phương tiện di chuyển, tùy vào số lượng thành viên và chi phí dự kiến cho mục này mà bạn có thể đặt được phòng nghỉ.
Trước tiên bạn phải xác định thành viên đi có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có bao nhiêu người muốn ở riêng tư, có ai là gia đình muốn ở cùng nhau không…Từ đó, bạn mới có thể liệt kê ra số phòng. Sau cùng, bạn chỉ việc lựa chọn khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay phù hợp với chi phí và số lượng phòng dự kiến mà thôi.
Lưu ý: việc đặt phòng nghỉ phải được thực hiện càng sớm càng tốt nếu công ty/đội nhóm của bạn đông người (>50 thành viên). Lý do đó là sẽ “cháy phòng nghỉ” vào những dịp cuối tuần hay lễ tết. Lời khuyên từ DulichToday đó là phòng nghỉ nên được đặt trước từ 2 – 3 tháng.
Bước 10: Đặt địa điểm ăn uống
Đây là một trong những tiêu chí quan trọng trong một chương trình team building. Địa điểm ăn uống không chỉ là một nơi nhìn có phong cảnh đẹp, phục vụ tốt và chi phí phù hợp mà còn phải là nơi có đồ ăn ngon, chất lượng, đặc biệt là tránh tình trạng các thành viên chơi team building xong đói và mệt nhưng lượng thức ăn không đủ.
Hãy đặt một địa điểm ăn uống vừa tiết kiệm mà lại chất lượng nhé
Việc lựa chọn các món ăn tây, món ăn truyền thống … cũng là một trong những việc khá đau đầu cần phải quyết định. Hãy hỏi thêm ý kiến của các thành viên trong công ty để có được sự lựa chọn yêu thích nhất nhé. Kinh nghiệm của bước này là hãy liên hệ sớm với nơi ăn uống và hỏi họ về các chương trình khuyến mãi cho nhóm người lớn hoặc các chương trình ưu đãi mà họ đang chạy nữa.
Bước 11: Xây dựng timeline chương trình
Nếu bạn không có một timeline cụ thể, chính bạn cũng cảm thấy hoang mang không biết mình và các thành viên trong đoàn sẽ làm những gì trong ngày team building ấy. Sau khi hoàn tất các bước đặt xe, nơi nghỉ ngơi và đồ ăn, hãy xây dựng một khung thời gian cho chương trình team building hợp lý nhất nhé. Từ thời gian xuất phát , thời gian ăn uống, thời gian nghỉ ngơi, thời gian biếu diễn các tiết mục văn nghệ và thời gian chơi team building. Càng chi tiết thì mọi người cũng có thể tự phân bổ hợp lý thời gian cho mình.
Hãy xây dựng một khung thời gian hợp lý cho toàn bộ chương trình tổ chức team building
Bước 12: Xây dựng kịch bản trò chơi trong chương trình team building
Việc xây dựng kịch bản trò chơi trong chương trình team building là dễ với các công ty chuyên tổ chức sự kiện nhưng lại thật khó với những người tự tổ chức. Tổ chức trò chơi team building theo kịch bản không phải chỉ để vui mà còn phải mang ý nghĩa và gắn kết tất cả mọi người. Càng nhiều các trò chơi trong nhà hay tổ chức các trò chơi ngoài tròi hay, mới lạ và thú vị sẽ đem lại nhiều hiệu quả, sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.
Một kịch bản tốt là chìa khóa thành công của một chương trình team building
Kinh nghiệm là bạn có thể tham khảo các trò chơi team building từ TST Entertainment hoặc thuê các công ty team building hàng đầu tư vấn.
Công ty tổ chức team building là một công ty cung cấp ý tưởng, nội dung, kế hoạch trò chơi và tất tần tật mọi thứ liên quan đến team building. Lựa chọn một công ty tổ chức team building bên ngoài một số nhược điểm có thể khắc phục thì phần ưu điểm lại chiếm lợi thế hơn rất nhiều. Nghía qua xem thử nhé
|
Ưu điểm |
Nhược điểm |
|
Chắc chắn bạn sẽ không thể đưa ra các ý tưởng trò chơi sáng tạo và hay ho bằng cách công ty tổ chức team building được bởi họ chính là kho của những trò chơi. Điều đặc biệt nữa là họ có hệ thống gametools đáp ứng tất cả các thể loại trò chơi, điều này cho phép sáng tạo của họ bay xa, không bị gián đoạn bởi sự thiếu thốn vật chất. Hiệu quả nhanh: Công ty team building là bậc thầy của những người truyền cảm hứng và lên tinh thần cho người khác. Nếu đổi lại là công ty bạn tổ chức, chưa chắc bạn đã có nhiều mánh khóe để trong mọi cuộc chơi, tất cả mọi người đều hừng hực khí thế và đoàn kết cùng nhau đâu. An toàn hơn: Tất cả các trò chơi, gametools không chỉ hay và đẹp mà luôn phải đảm bảo được độ an toàn tuyệt đối. |
Các công ty team building là những người không hiểu rõ văn hóa nội bộ công ty bạn nên nếu khi lên nội dung chương trình nhiều khi không sát với văn hóa công ty. Nhược điểm này hoàn toàn có thể khắc phục đó chính là để họ tìm hiểu trước về văn hóa công ty bạn để có những ý tưởng “đo ni đóng giày” dành riêng cho công ty bạn. Chi phí cao hơn so với việc tự tổ chức |
Bước 13: Chuẩn bị các dụng cụ chơi team building
Bước này được thực hiện nếu các bạn là người tự tổ chức chương trình team building. Dụng cụ cần chuẩn bị phụ thuộc vào việc bạn chơi gì, chơi ở đâu, không gian như thế nào?. Dụng cụ chơi team building là bắt buộc với một số trò chơi, bạn có thể có ý tưởng xuất xắc nhưng khi thực hiện lại sử dụng những gametools oặt ẹo, nhăm nhúm thì tất cả ý tưởng của bạn đều đổ sông đổ bể.
Một số dụng cụ thường thấy đó là: áo team, loa, mic…Khi lên xong ý tưởng trò chơi, bạn có thể thuê đồ ở các công ty tổ chức team building nổi tiếng.
Bước 14: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham dự
Tất nhiên, bạn không thể ôm đồm mọi thứ làm một mình. Bạn có thể là người lên các nội dung tốt nhưng bạn không thể một mình sắp xếp từ truyền thông, thiết kế, in ấn đến thuê đồ, chia team, MC, chụp ảnh…Hãy lên chi tiết công việc cho từng thành viên, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính, ai là người hỗ trợ, chi tiết công việc gồm những gì?
Phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên để chương trình team building đạt hiệu quả cao nhất
Bước 15: Thuê ekip chụp ảnh, quay video chuyên nghiệp
Đây là bước không bắt buộc vì bạn hoàn toàn có thể phân công nhiệm vụ chụp ảnh cho 1 thành viên trong công ty. Tuy nhiên nếu muốn có những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp và có đầy đủ thành viên thì việc thuê 1 ekip có kinh nghiệm cũng là một ý tưởng không tồi.
Hãy chọn một ekip chụp ảnh, quay video chất lượng, phù hợp với chi phí dự kiến nhé.
Những bức ảnh đẹp chính là kết quả của một chương trình team building thành công. Sếp của bạn không chỉ muốn tổ chức team building không chỉ là gắn kết, xả stress… mà hơn cả là muốn lưu giữ những kỉ niệm cùng nhau bằng những bức hình, những thước phim. Đồng thời dùng đó làm các ấn phẩm truyền thông mạnh mẽ về sau cho chính tổ chức/đội nhóm của mình.
C. Tổng kết sau chương trình team building
Sau khi chương trình team building kết thúc thì có 2 công việc bạn vẫn cần làm đó chính là tổng kết , rút kinh nghiệm sau khi kết thúc chương trình và nhấn mạnh vào dư âm của chương trình, khiến mọi niềm vui đọng lại cả những ngày sau nữa. Hãy tạo hiệu ứng và nhấn mạnh lại những hoạt động mà các thành viên trong công ty vừa tạo ra từ chuyến đi vừa rồi để họ thêm gắn kết với nhau nhé.
Bước 16: Tạo album hình ảnh và video
Sau khi thuê ekip chụp ảnh và quay phim thì bạn cần lưu giữ và thiết kế những “kỉ niệm đáng nhớ” trong chương trình team building này theo nhiều cách khác nhau:
- Tạo album trên facebook (trên fanpage và trong group chung)
- Rửa một số hình ảnh điển hình như ảnh chung của cả doanh nghiệp và ảnh các nhóm, phòng ban
- Để ảnh trên file chung để mọi người có thể lưu về làm “của riêng”.
Hãy tạo một phong trào gắn kết trong công ty nhé !
Và lưu giữ lại những “kỉ niệm đáng nhớ” trong chương trình team building theo những cách đặc biệt
Bước 17: Chia sẻ rộng, truyền thông mạnh mẽ
Xong chương trình thì bước này chính là “nút chốt”. Bạn phải có một bài truyền thông về nội dung, hình ảnh để làm một tư liệu “kết quả” về chương trình ngày hôm đó. Đảm bảo rằng khi bạn hoàn thành bài viết này “càng nhanh càng tốt” thì mọi người sẽ càng hưởng ứng nhiệt tình, điều đó chính là team building đang rất hiệu quả rồi đấy.
Chia sẻ rộng rãi, truyền thông mạnh mẽ sau chuyến đi để tăng thêm hiệu quả của chương trình team building
Bước 18: Xin đánh giá của những người tham gia
Xin đánh giá của những người tham gia để rút ra được kinh nghiệm cho chương trình team building vừa rồi.
Hãy xin đánh giá của những người tham gia để có thể rút ra được kinh nghiệm cho chương trình team building vừa rồi. Trong bài truyền thông hay báo cáo, bạn có thể trích dẫn đánh giá của những người tham dự, video kết quả trình sếp về chương trình chắc chắn phải có những lời này để làm thước đo. Và đây cũng là những lời chia sẻ, góp ý để bạn có thể tổ chức được những chương trình sau này tốt hơn thế.
Trên đây là 18 bước để tổ chức chương trình team building hoàn hảo. TST Entertainment hy vọng rằng những kiến thức trên sẽ đáp ứng mọi thắc mắc của các bạn khi lên kế hoạch tổ chức một chương trình team building chi tiết. Chúc các bạn sẽ có một bản kế hoạch thật chi tiết và ý tưởng game tuyệt vời.
