Tổ Chức Sự Kiện Tiệc Gala Dinner

CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ TỔ CHỨC GALA DINNER TUYỆT VỜI VÀ THU HÚT

Gala dinner là sự kiện giải trí được rất nhiều doanh nghiệp, công ty ưa chuộng và lựa chọn trong nhiều năm trở lại đây. Vậy gala dinner là gì mà lại đem sức hút nhiều đến như vậy ? Cách để tổ chức gala dinner tuyệt vời và thành công ra sao ? Hãy cùng TST Entertainment tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu nhé !

1. Gala dinner là gì?

• Sự kiện Gala Dinner có thể được tổ chức để kỷ niệm, khen thưởng, quảng bá thương hiệu hoặc dịch vụ và thường sẽ bao gồm một bữa ăn cho khách mời.
• Gala dinner (Buổi dạ tiệc) cũng là sự kiện trao các giải thưởng như giải thưởng nhân viên lâu năm, nhân viên kinh doanh của năm,… Có những sự kiện bắt buộc mặc trang phục theo tiêu chuẩn, yêu cầu đơn vị tổ chức.
• Gala Dinner thường sẽ có hai phần: phần lễ (ví dụ như giải thưởng hàng năm, khuyến khích bán hàng, thành tích trọn đời, v.v.). và phần hội (phần giải trí).
• Nếu Gala Dinner là đêm trao giải vinh danh sự xuất sắc và cống hiến, điều tối quan trọng là tạo ra sự trải nghiệm cho khách mời trong đêm Trao giải và lồng ghép thương hiệu vào trong trí nhớ người tham dự, đồng thời những người được đề cử cảm thấy niềm vinh quang của chiến thắng.
• Một buổi gala dinner có thể tổ chức thân mật dành 50 người hoặc lên đến một sự kiện quy mô lớn 10.000 người! Địa điểm tổ chức các sự kiện như vậy có thể thay đổi tùy theo số lượng, yêu cầu nhưng hầu hết các buổi Gala dinner đều được tổ chức tại các địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và phải thiết kế đầy đủ các chức năng tối thiểu để đáp ứng số lyêu cầu sự kiện. Nhiều buổi tiệc Gala của công ty thường được tổ chức tại các địa điểm trong nội thành thành phố để khách mời dễ dàng tiếp cận.
• Một số sự kiện sẽ có một chủ đề hoặc quy tắc trang phục độc đáo như yêu cầu màu sắc hoặc quy định riêng khi tham gia.
• Có nhiều yếu tố mà khách hàng cũng như đơn vị sản xuất sự kiện cần kiểm soát để cho một buổi Gala Dinner thành công bao gồm lời mời, chủ đề, phần giải trí, địa điểm, nội dung cho bài phát biểu, cúp, phục vụ, nhân sự, dàn dựng, ánh sáng và nhân sự chạy & quản lý sự kiện.

2. Những ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức gala dinner

• Quảng bá và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: Bữa tiệc gala dinner mang lại nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp khi đây là thời điểm tốt nhất để giúp quảng bá và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác cũng như công nhân viên, gây ấn tượng tốt cũng như khơi dậy tinh thần tự hào của tập thể nhân viên đối với công ty.
• Gặp mặt tri ân khách hàng, đối tác thân thiết: Khách hàng và đối tác là những vị khách trung thành, luôn đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp trong thời gian dài nên các doanh nghiệp thông qua đêm tiệc Gala muốn dành tặng sự chỉn chu của buổi tiệc hay những món quà giá trị như lời tri ân của doanh nghiệp gửi đến khách hàng và những đối tác thân thuộc để thúc đẩy, củng cố mối quan hệ. Hơn thế đây còn là cơ hội để tất cả mọi người ngồi lại trò chuyện và hiểu nhau hơn, từ đó chia sẻ để giúp công phát triển và đem lại chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn đến khách hàng của mình.
• Gắn kết nội bộ: Gala dinner là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn đối với đội ngũ nhân viên đã luôn tận tình, làm việc hết mình trong công việc, cùng nhau hoàn thành mục tiêu chính là phát triển công ty càng lớn mạnh. Một buổi gala dinner thành công sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ giữa các nhân viên, xây dựng nội bộ doanh nghiệp càng gắn kết thêm để làm việc sau này đạt hiệu quả hơn.
• Thúc đẩy tinh thần nhân viên: Sau những chuỗi ngày làm việc hết mình thì gala dinner là thời gian để cán bộ nhân viên doanh nghiệp được thư giãn, vui chơi, giải tỏa những căng thẳng. Bữa tiệc gala dinner được xem là bí quyết để kick off, mang lại cảm giác gần gũi, thoải mái cho mọi người từ đó thúc đẩy tinh thần nhân viên, tạo động lực và tăng hiệu suất công việc sau sự kiện.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Thông qua đêm tiệc Gala Dinner, doanh nghiệp có thể truyền tải được thông điệp của mình, là cơ hội để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả. Một đêm tiệc thành công sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện rõ hình ảnh doanh nghiệp.
• Tổng kết những thành tựu trong năm: Ngoài những ý nghĩa tri ân thì đêm gala còn có ý nghĩa tổng kết những thành công doanh nghiệp đã đạt được trong năm vừa qua với màn phát biểu của các vị ban lãnh đạo. Sau tính trang trọng của màn tổng kết thì cần đan xen những tiết mục văn nghệ, trò chơi teambuilding để thắt chặt tình đoàn kết cũng như tăng sự gắn bó giữa các nhân viên trong công ty.

3. Những loại hình tổ chức tiệc gala dinner

Tiệc tất niên, liên hoan cuối năm (Year End Party)

• Tiệc tất niên, tiệc cuối năm thường được tổ chức vào dịp cuối năm. Đây là loại hình tiệc rất phổ biến với các doanh nghiệp sau một năm làm việc. Tiệc tất niên thường được tổ chức quy mô, trang trọng với hình thức kết hợp giữa việc nhìn lại toàn bộ hành trình, tổng kết lại những hoạt động và thành tựu đã đạt được của doanh nghiệp trong thời gian qua. Đồng thời, vinh danh và khen thưởng những cá nhân có thành tích xuất sắc. Song song, ăn tiệc và tổ chức các trò chơi cho các thành viên tham gia để vui chơi, thư giãn, giao lưu gắn kết. Doanh nghiệp có thể gửi lời mời đến quý khách hàng, đối tác thân thiết cùng tham dự để chia sẻ niềm vui chung.

Gala Dinner kết hợp với du lịch, teambuilding

• Hình thức gala dinner kết hợp với hoạt động du lịch cũng là một loại hình khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức cho công ty bởi sự đa dạng về địa điểm và hình thức trò chơi, tạo nên không khí vui vẻ giữa các thành viên, tránh gây nhàm chán cho buổi tiệc. Việc tổ chức hoạt động tham quan du lịch kết hợp với các trò chơi teambuilding cùng với chương trình gala dinner tạo nên nhiều tiếng cười sảng khoái, các tiết mục thú vị, không gian ấn tượng sẽ là dấu ấn cho sự kiện thêm ý nghĩa, đáng nhớ, tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên tập thể.

Gala dinner tân niên, chào đón năm mới

• Đây là sự kiện được tổ chức thường niên vào mỗi dịp đầu năm với mục đích khai xuân, như một lời chào năm mới đầy hứng khởi. Đây là dịp để công ty có thể tổng kết lại những hạng mục ở năm cũ và đưa ra nhưng mục tiêu mới cũng như định hướng thúc đẩy tinh thần làm việc của tập thể công ty trong năm mới. Gala dinner khai xuân đánh dấu cột mốc giữa năm mới và năm cũ, là dịp để mọi người gặp mặt và gửi gắm cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất, cùng chào đón một năm mới thành công rực rỡ, khởi đầu phát triển đầy thuận lợi.

Gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng

• Tiệc gala dinner tri ân khách hàng là một hoạt động thiết yếu mà các doanh nghiêp luôn chú trọng tổ chức thường xuyên trong năm hoặc định kỳ mỗi năm một lần. Khách hàng là những người thân thiết đã góp phần trong việc thúc đẩy sự phát triển của công ty, tạo động lực để công ty tiến về phía trước. Do đó, doanh nghiệp tổ chức sự kiện này nhằm mục đích thể hiện sự trân trọng với khách hàng đã tin tưởng, sử dụng sản phẩm, dịch vụ và đồng hành cùng công ty, giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng, quan tâm và tạo được thiện cảm với công ty. Bên cạnh đó, đây là dịp để khách hàng và doanh nghiệp cùng gặp gỡ, giao lưu với nhau, thưởng thức tiệc, tạo ấn tượng tốt cho hai bên, củng cố lại hình ảnh thương hiệu đồng thời tạo cầu nối vững chắc giữa doanh nghiệp và khách hàng.

4. Kịch bản tổ chức gala dinner

• Để buổi tiệc gala dinner hấp dẫn, đặc sắc đòi hỏi phải xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình chỉn chu và hợp lý. Việc sở hữu một kịch chặt chẽ, chi tiết và rõ ràng sẽ giúp cho công tác chuẩn bị và thực hiện được diễn ra chính xác, đúng nhịp, liền mạch và có khả năng khuấy động không khí cao hơn. Kịch bản chuyên nghiệp sẽ có nội dung và thời lượng phân chia cụ thể, giúp ban tổ chức và ê kíp chương trình biết rõ việc cần làm trong từng giai đoạn, từ đó làm việc nhanh gọn và tiết kiệm công sức mà không lo việc bị chồng chéo, ảnh hưởng lẫn nhau. Một kịch bản tổng thể chuẩn bao gồm số thứ tự, thời gian, nội dung, các chi tiết và ghi chú rõ ràng về các hoạt động chính, phụ trong suốt sự kiện.
• Trước tiên, cần xây dựng kịch bản đơn giản nhất gồm các bước sau:
  • Bước 1: Chuẩn bị đón khách.
  • Bước 2: MC khuấy động không khí và tuyên bố lý do bữa tiệc.
  • Bước 3: Mời ban lãnh đạo hoặc nhà đầu tư lên phát biểu khai mạc chương trình.
  • Bước 4: Tiết mục văn nghệ khai mạc.
  • Bước 5: Khen thưởng nhân viên đạt thành tích xuất sắc trong năm (Nếu có).
  • Bước 6: Khai tiệc với các món ăn hấp dẫn.
  • Bước 7: Tổ chức trò chơi và các hoạt động giải trí vui vẻ.
  • Bước 8: Bế mạc chương trình.

     

Dưới đây là mẫu kịch bản gala dinner chi tiết tham khảo

5. Các yếu tố quyết định để tổ chức gala dinner thành công

Xác định rõ mục đích của doanh nghiệp

• Yếu tố cơ bản đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện đó là việc phải xác định được mục đích của chương trình. Khi hiểu rõ được mục đích của doanh nghiệp là gì thì gala dinner sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích kết nối, tìm kiếm khách hàng mới thì tập trung vào loại hình với hoạt động tương tác khách hàng, giới thiệu sản phẩm dịch vụ. Còn nếu mục đích tổ chức để liên hoan, chiêu đãi nhân viên nhân dịp đặc biệt thì có thể chọn loại hình gala dinner kết hợp du lịch, teambuilding và tăng những tiết mục giải trí, tiệc tùng.

Xác định thời gian và địa điểm tố chức

• Thời gian và địa điểm tổ chức cũng là yếu tố quan trọng trong việc quyết định sự thành công của bữa tiệc gala dinner. Doanh nghiệp nên lựa chọn thời gian tổ chức gala dinner vào dịp cuối tuần hoặc kỳ nghỉ lễ dài ngày để đảm bảo số lượng khách mời tham dự được đầy đủ nhất. Địa điểm tổ chức gala dinner thường được chia thành 2 loại cơ bản là trong nhà và ngoài trời. Mỗi loại đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, nhìn chung về địa điểm tổ chức phải đáp ứng được sức chứa của số lượng người tham gia, dễ di chuyển, giao thông thuận lợi, sạch sẽ, lịch sự.

Lên kịch bản chi tiết chương trình

• Đế gala dinner thành công thì cần phải có sự chuẩn bị kịch bản với nội dung và phân chia thời lượng cụ thể. Nếu có kịch bản chỉn chu, chi tiết, mọi thứ trong gala dinner sẽ diễn ra đúng kế hoạch, đúng nhịp và có khả năng khuấy động không khí cao hơn. Bên cạnh những tiết mục văn nghệ đặc sắc, những trò chơi vui nhộn xuyên suốt chương trình thì phải có một khoảng thời gian thích hợp cho phần lễ của đại diện ban lãnh đạo phát biểu và vinh danh, tri ân, khen thưởng

Người dẫn chương trình

• MC là nhân vật được xem như linh hồn của sự kiện. Việc chọn lựa được MC thích hợp để dẫn chương trình cũng đòi hỏi sự chú trọng của ban tổ chức. Để sự kiện được diễn ra thành công đòi hỏi MC phải biết uyển chuyển và hài hước, dí dỏm, có kỹ năng làm nóng sân khấu. MC phải tìm hiểu trước về lĩnh vực chuyên môn của công ty đối tác, tầng lớp xã hội cũng như trình độ học vấn của khách hàng mình phục vụ từ đó có phần giới thiệu mở đầu phù hợp, làm sao có thể truyền lủa cho mọi người, khơi dậy sự tham gia của khán giả, khuấy động được không khí náo nhiệt của đêm tiệc. Bên cạnh đó, MC còn phải truyền đạt đúng nội dung và ý nghĩa buổi gala, biết linh hoạt để xử lý tình huống bất ngờ một cách an toàn và tự nhiên nhất.

Nhân sự thực hiện

• Trong bất kỳ sự kiện nào thì nhân sự luôn là yếu tố không thể thiếu để quyết định sự thành công của chương trình. Một đội ngũ nhân sự cần được đào tạo bài bản để phối hợp tốt với nhau, đảm bảo tiến độ chương trình vẫn theo kế hoạch, tổng duyệt chương trình trước khi thực hiện, nắm vững kịch bản cũng như công việc cá nhân của mình để kiểm soát được chương trình và sẵn sàng đưa ra những quyết định để xử lý những sự cố phát sinh.

Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng chương trình

• Trang thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng là trợ thủ đắc lực quyết định sự thành công cho chương trình. Sự kết hợp của âm thanh và ánh sáng cần được phối hợp nhuần nhuyễn xuyên suốt bữa tiệc, trang thiết bị càng chuyên nghiệp thì việc vận hành chương trình càng dễ dàng và chất lượng hơn. Cần có sự phối hợp nhịp nhàng và bài bản giữa âm thanh và ánh sáng để tạo hiệu ứng chính xác và nổi bật cho khách mời.

Chi phí tổ chức sự kiện

• Ngoài những yếu tố cơ bản thì chi phí cũng là một trong những yếu tố góp phần quyết định đến sự thành công của buổi tiệc gala dinner. Sự kiện không cần phải có chi phí cao, hoành tráng thì mới thành công hay thu hút được khách mời. Mà chỉ nắm rõ và phân bố ngân sách phù hợp, lên kế hoạch cụ thể và chia rõ các khoản cần chi để dễ dàng kiểm soát cũng như tối ưu hóa mọi chi phí tổ chức đồng thời tạo nên một sự kiện đặc sắc, gây ấn tượng tốt, hấp dẫn và thành công.

Thực đơn chiêu đãi hấp dẫn

• Một bữa tiệc gala dinner không thể thiếu những món ăn hấp dẫn, ngon miệng. Thực đơn phong phú từ những món khai vị đến món chinh với đầy đủ chất dinh dưỡng sẽ cung cấp thêm năng lượng cho mọi người. Sự chọn lựa kỹ càng đem lại cho các vị khách mời, người tham gia trong bữa tiệc hài lòng sẽ góp phần đem lại sự thành công cho người làm chương trình.

6. Một số điều cần lưu ý để tổ chức chương trình gala dinner thành công

• Tổng duyệt chương trình 2-3 lần trước khi tổ chức thực hiện để đảm bảo thời gian và tính liên kêt của sự kiện.
• Khảo sát địa điểm tổ chức, không gian cho đủ sức chứa với số lượng người tham gia, theo dõi thời tiết ngày tổ chức nếu địa tổ chức ngoài trời
• Có phương án dự phòng để tránh những trường hợp bất khả kháng phát sinh hoặc sự cố xảy ra bất ngờ.
• Lên danh sách khách mời kỹ càng, đảm bảo không sót bất kỳ vị khách nào
• Xây dựng kịch bản và kế hoạch một cách chi tiết, cẩn thận và đầy đủ các hạng mục
• Chuẩn bị, kiểm tra các trang thiết bị như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner, backdrop,v.v trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng.
• Trao đổi với MC cẩn thận, rõ ràng để MC nắm rõ những gì doanh nghiệp muốn truyền tải, đảm bảo chương trình đi đúng hướng với thông điệp và ý nghĩa của buổi tiệc. Kịch bản chương trình giao cho MC không nên quá nhiều thông tin, nên đáp ứng những thông tin cần thiết như tên công ty đối tác, tên và chức vụ của các vị đại biểu..v.v
• Sắp xếp, phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.
• Dự trù kinh phí tổ chức
• Bài diễn văn của các lãnh đạo doanh nghiệp chỉ nên ngắn gọn, không quá dài dòng nhưng vẫn đầy đủ và ý nghĩa.

Trên đây là những thông tin về ý nghĩa gala dinner cũng như cách tổ chức gala dinner thu hút và thành công mà TST Entertainment muốn chia sẻ đến quý khách. Nếu có thắc mắc xin vui lòng liên hệ TST Entertainment để được tư vấn và hỗ trợ ngay nhé !