Tổ Chức Sự Kiện Tiệc Tri Ân Cuối Năm

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng hay còn gọi là Customer appreciation party là dịp để các doanh nghiệp gửi lời cảm ơn sâu sắc tới những khách hàng trung thành, các đối tác, nhà cung cấp. Cũng như tìm kiếm những khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp bạn trong tương lai. Chính vì thế mà thành công của sự kiện sẽ góp phần thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng với công ty, doanh nghiệp. Tạo quan hệ mới với những khách hàng tiềm năng sẽ gắn bó mật thiết với sự thịnh vượng song phương của các doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp thường tổ chức Tiệc tri ân khách hàng từ 1 đến 2 lần trong năm. Theo từng mùa – từng quý – từng năm kinh doanh của công ty. Hoặc vào dịp đặc biệt với tùy theo văn hóa riêng biệt của từng doanh nghiệp doanh nghiệp. Dưới đây là những chia sẻ.Thông qua cách hoạch định từng bước chi tiết nhỏ nhất đến tổng thể. Góp phần tạo nên sự thành công cho công ty, doanh nghiệp bạn nhé!

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng là gì?

Có thể hiểu tri ân khách hàng thay cho lời cảm ơn chân thành. Bao gồm các hoạt động: tặng quà, những ưu đãi, khuyến mãi… Nhằm mục đích tri ân đến với những khách hàng tiềm năng. Hoặc những khách hàng thường xuyên mua sản phẩm của công ty bạn.

Đặc điểm sự kiện này như sau:

• Là hoạt động được diễn hàng năm của các doanh nghiệp, thông thường từ 1 – 2 lần/ năm;
• Có thể hiểu đơn giản là sự kiện: cảm ơn, tri ân, tặng quà, ưu đãi lớn, khuyến mại dành cho khách hàng trung thành;
• Sự kiện tri ân khách hàng còn bao gồm những tiết mục như vòng quay may mắn, lucky draw, rút thăm trúng thưởng…;
• Lễ vinh danh khách hàng và đối tác đã gắn bó và giúp cho doanh nghiệp bạn tồn tại và phát triển.

​Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng là sự kiện đặc biệt của các công ty, doanh nghiệp dịp đầu năm – giữa năm – hay cuối năm. TST Entertainment nhận thấy việc này tùy theo văn hóa cốt lõi bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện Tri Ân Khách hàng là thông điệp để doanh nghiệp:

• Gắn kết hơn doanh nghiệp và khách hàng và củng cố lại sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp của bạn
• Giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp, công ty và các tổ chức kinh doanh mà cty bạn gắn kết
• Gửi lời cảm ơn sâu sắc và tạo mối quan hệ bền chặt giữa khách hàng và công ty
• Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, công ty quan tâm và tôn trọng
• Tổ chức tiệc, lễ tri ân tạo dựng được lòng tin, chữ tín trong lòng khách hàng

Thông điệp của tiệc tri ân khách hàng đối với doanh nghiệp

Trải qua hơn 12 năm làm việc trong môi trường agency tại Việt Nam. Palamun Event nhận thấy rằng tổ chức tri ân khách hàng là một điều tất yếu. Bắt buộc của các doanh nghiệp cần phải thực hiện hằng năm. Bởi vì nhờ những lễ tri ân khách hàng, các doanh nghiệp có thể thể hiện được lòng biết ơn và sự tôn trọng dành cho khách hàng. Từ đó thể hiện được mong muốn hợp tác lâu dài để cùng nhau phát triển. Hơn nữa, tiệc tri ân khách hàng còn giúp cho các doanh nghiệp khẳng định được chất lượng dịch vụ, thương hiệu của mình trong lòng mọi người.

Thủ tục pháp lý xin phép tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Phải xin giấy phép tổ chức tiệc, hội nghị tri ân khách hàng do sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp.

Cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và các công tác để thực hiện việc xin cấp phép. Đảm bảo đúng thủ tục, phù hợp quy định của pháp luật.

Nên liên hệ các công ty tổ chức sự kiện như TST Entertainment để được hỗ trợ trọn gói từ A đến Z về các vấn đề dễ gây mất thời gian, tiền bạc của doanh nghiệp bạn.

Quy trình tổ chức tri ân khách hàng

Có thể nói tổ chức tiệc tri ân khách hàng thành công và ấn tượng thì luôn cần một quy trình thực hiện chuyên nghiệp:

• Bước đầu tiên doanh nghiệp bạn cần làm là lên kế hoạch, ý tưởng và nội dung chương trình tri ân khách hàng;
• Chuẩn bị kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Bao gồm địa điểm tổ chức, khung thời gian chi tiết và chủ đề cho sự kiện;
• Lên danh sách khách mời. Từ đây, xác định được số lượng khách mời để chọn địa điểm, vị trí phù hợp;
• Tiệc mừng tri ân khách hàng là một việc không thể thiếu để bày tỏ tấm lòng của doanh nghiệp bạn;
• Xin phép giấy phép tổ chức tri ân khách hàng (tùy theo chương trình Palamun Event sẽ tư vấn cho doanh nghiệp bạn);
• Chuẩn bị về nhân sự: MC, ca sĩ, ban nhạc, nhóm múa, lễ tân, người mẫu, nhân vật hình tượng sản phẩm,…

Các yếu tố đo lường sự thành công của tiệc tri ân khách hàng

Để một buổi tiệc tri ân khách hàng được diễn ra thành công, tốt đẹp. Những yếu tố sau đây luôn được các công ty tổ chức sự kiện và chủ nhân của buổi tiệc quan tâm sâu sắc sau đây:

• Khách hàng hài lòng, thoải mái với bữa tiệc Tri Ân Khách Hàng mà doanh nghiệp bạn mời đến;
• Nội dung chương trình Tri Ân Khách hàng có sáng tạo mới lạ hay không;
• Thông điệp của Tri Ân khách hàng là gì?;
• Chương trình Perfomence có những nhân vật gì nổi tiếng hay có gì hấp dẫn không;
• Quà tặng tiệc tri ân khách hàng có ý nghĩa gì không;
• Tiệc mừng thực đơn có ngon miệng không;
• Không gian của nhà hàng – khách sạn – hội trường – trung âm hội nghị…có thoải mái, sang trọng
• Trang trí sự kiện tổng thể có hài hòa không, hay chỉ làm đơn giản cho có
• Nguyên nhân khác… TST Entertainment sẽ chia sẻ và tư vấn thêm cùng doanh nghiệp bạn

Chuẩn bị chu đáo để tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Lên danh sách khách mời

Việc lên danh sách khách mời vô cùng quan trọng. Cần xác định số lượng khách mời tham dự. Từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Dự trù kinh phí. Lập 1 kế hoạch chi tiết, phù hợp dựa trên số lượng khách mời tham dự.

Lên ý tưởng và kế hoạch tổng thể

• Ý tưởng tốt tạo ấn tượng với khách hàng, giúp cho bữa tiệc thành công và đáng nhớ;
• Cần có một bản thảo kế hoạch tồng thể: thời gian, địa điểm, số khách, thực đơn, quà tặng, nhân sự, chương trình khuyến mãi…;
• Lựa chọn những ý tưởng sáng tạo. Nhưng phải phù hợp, quan trọng là làm hài lòng khách hàng đến tham dự;
• Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và kế hoạch tổng thể. Cần phân chia ra các bộ phận phụ trách để chuẩn bị cho chương trình tri ân khách hàng.

Kế hoạch chi tiết từng phần nhỏ

• Nhân sự Leader (hay còn gọi là Key Person): Ai sẽ là người điều phối chính mọi hoạt động từ đầu đến cuối dự án tri ân khách hàng. Nếu thuê đơn vị tổ chức sự kiện thì phòng ban nào sẽ đứng ra phối hợp thực hiện;
• Địa điểm: Phù hợp với quy mô sự kiện. Dễ tìm kiếm. Thuận tiện giao thông đi lại điều này giúp khách mời thấy thoải mái. Nên gần trung tâm;
• Thời gian: Lựa chọn khoảng thời gian hợp lý với khách hàng tham dự. Nên lựa chọn vào cuối tuần. Trong khoảng thời gian chiều tối sẽ là thích hợp để khách mời tới tham dự đầy đủ.
• Chủ đề chương trình tri ân khách hàng: Nên có chủ đề cho chương trình hay truyền tải được sức mạnh và thông điệp của doanh nghiệp bạn.

Thực thi kế hoạch

Mỗi chương trình có một mục tiêu riêng. Mọi hoạt động trong chương trình nên theo mục tiêu đó tạo nên chương trình xuyên suốt, ấn tượng hơn:

• Chuẩn bị: Thiết kế các thứ liên quan đến bữa tiệc: Thiệp mời, quà tặng tri ân khách hàng, sân khấu, background,… được thiết kế theo mẫu
• Thi công: Thực hiện triển khai các hạng mục đã lên kế hoạch trước sự kiện 1 đến 2 ngày. Trang trí hội trường, sân khấu. Lắp đặt điều chỉnh âm thanh ánh sáng và các thiết bị. Chuẩn bị tiệc. Kiểm tra nhân sự các bộ phận. Đảm bảo công tác vệ sinh, an ninh,…;
• Cần cân đối thời gian tránh thi công gấp rút, các hạng mục không hoàn thành đúng hạn.
• Chuẩn bị kế hoạch, các trường hợp dự phòng cho mọi tình huống, sự cố bất ngờ diễn ra.

Kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng

• Đón khách: Lễ tân đón khách, check-in, dẫn khách tới vị trí ngồi thích hợp;
• Dẫn khách tới chỗ ngồi: Nên chia thành hai loại thường và VIP dành cho những khách mời đặc biệt;
• MC giới thiệu chương trình, đại diện công ty doanh nghiệp phát biểu sự kiện. Nếu có khách mời nước ngoài nên chuẩn bị song ngữ, bài phát biểu nên ngắn gọn súc tích. Truyền đạt thông điệp chương trình mà vẫn đảm bảo sự trang trong, lịch sự;
• Các chương trình văn nghệ mở màn tạo không khí cho sự kiện;
• Trong kịch bản chương trình tri ân khách hàng không thể thiếu ăn uống. Như lời cảm ơn của doanh nghiệp, công ty bạn. Tùy theo kinh phí sẽ lựa chọn những menu phù hợp;
• Các chương trình rút thăm may mắn, quay số trúng thưởng: Là phần sôi động hay được chú ý, phụ thuộc rất nhiều vào MC. Nên lựa chọn thuê MC tại các công ty tổ chức sự kiện để nhận được sự hỗ trợ, làm việc chuyên nghiệp;
• Phát biểu bế mạc sự kiện, phát biểu từ phía khách mời tham dự, tặng hoa, quà;
• Tiễn khách bao gồm lễ tân và các thành viên của công ty, doanh nghiệp gửi lời chào, lời cảm ơn sự có mặt của các khách mời tới tham dự;
• Quà tặng: Chuẩn bị quà tặng đủ số lượng dựa trên khách mời tới tham dự, đảm bảo quà đạt chất lượng, mang dấu ấn hình ảnh công ty. Gửi tặng khách mời khi khách ra về.

Kết luận về quy trình tổ chức tri ân khách hàng

Sau khi lên ý tưởng và các kế hoạch tổng quan về tổ chức tri ân khách hàng qua các bước chi tiết trên. Đội ngũ thực hiện chương trình cần lập ra kế hoạch sơ bộ với những nội dung, timeline, checklist, production,… Và những gì cần chuẩn bị cho từng tiết mục cụ thể. Vì đây là khâu quan trọng. Giúp công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức được buổi lễ theo đúng định hướng. Bên cạnh đó công ty của bạn cũng cần có những phương án dự phòng để tránh tình trạng gặp phải sự cố khi tổ chức chương trình.

Trên đây là cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng tất tần tật từ A-Z mà Công Ty Tổ Chức Sự Kiện TST Entertainment chia sẻ. Để có thể tổ chức được một buổi tri ân khách hàng thành công và ý nghĩa nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu trong việc tổ chức hội nghị, sự kiện tri ân. Hãy liên hệ ngay đến ekip TST Entertainment để được tư vấn và báo giá chi tiết nhé!